La reciente amenaza del COVID-19 ha hecho que muchos nos preocupemos de posibilitar el tele-trabajo en nuestra organización, pero no es la única razón para hacerlo. Otras razones pueden también influir, como reducir los desplazamientos en días señalados o cuando los empleados han de ir al médico o realizar otras gestiones, evitar los días de mayor aglomeración de gente si la empresa está situada en zonas concurridas, etc.
Seguidamente explicaremos los puntos básicos para implantar sistemas de tele-trabajo (o sea, trabajo a distancia) en vuestra empresa.
El sistema informático de la empresa ha de permitir el teletrabajo
En algunos sectores profesionales el primer punto ya imposibilitará el tele-trabajo en la empresa, bien porqué se ha de tratar personalmente con clientes o bien porqué se hayan de manipular mercancías o maquinaria in situ. En los sectores en que eso es evitable y se puede funcionar con ordenadors, teléfonos y otras tecnologías conectadas sí se puede avanzar.
El control de jornada
La empresa ha de contar con un sistema de registro de la jornada de trabajo que sea posible usar a distancia y que esté ajustado a la normativa vigente. En nuestro caso trabajamos con www.jornadaefectiva.es, un sistema completo de gestión de jornada laboral usado por empresas y organismos públicos y que permite, además, gestionar vacaciones, festivos, permisos, bajas, etc. También permite la integración con lectores de huellas dactilares.
El sistema de gestión de la empresa
El sistema de gestión en el que trabajan los trabajadores de la empresa es el punto más importante. Si ya se trata de una aplicación web no debería haber demasiados problemas. La empresa deberá asegurarse que los empleados pueden acceder al mismo para treballar.
El acecos puede ser mediante usuario y contraseña, con certificado de firma digital (como el DNI electrónic, los de la FNMT u otros, de hecho hemos generado certificados propios para empresas cliente nuestras) y se pueden usar diversos mecanismos de protección como: códigos captcha (como el Recaptcha Invisible de Google, que no requiere que el usuario haga nada), autenticación en dos pasos (mediante Google Authenticator o mediante el envío de mensajes SMS), etc.
Muchos de los ERPs sobre los que trabajamos para clientes nuestros (como por ejemplo los sistemas Dolibarr o Facturascripts) están ya basados en web y permiten, por tanto, el acceso de los usuarios desde su navegador web.
En nuestro caso hemos programado multitud de herramientas de gestión sobre web, entre ellas el sistema de administración de fincas www.administradorinmobiliario.es
¿Y si el sistema de gestión es más antiguo, como aplicaciones de escritorio de Windows que cada usuario tiene instaladas en su PC?
En ese caso es posible que cada usuario haya de acceder a su PC remotamente. Esto se puede hacer mediante las herramientas de acceso remoto que todos conocemos (AnyDesk, TeamViewer, etc.) pero que solamente son gratuitas para uso personal y no professional.
La alternativa es que la empresa permita conexiones remotas a su red. La forma más habitual es instalr un servidor VPN en la red de la empresa, que permitirá que los usuarios, remotamente, conecten a la red de la empresa y, posteriormente, puedan acceder a sus PCs y trabajar sobre su escritorio de Windows/Linux/Mac.
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